La unidad básica de representación de información en un cuadro de mando es el indicador o también llamado KPI (del inglés, Key Performance Indicator o indicador clave de rendimiento).
Ateniéndonos a la información que devuelve un indicador, en función de si procesan uno o varios valores, tenemos dos grandes categorías de indicadores:
Indicadores simples
Los indicadores simples son aquellos que procesan un único valor y son ideales para mostrar un nivel o un objetivo a cumplir. En nuestros cuadros de mando existen varios indicadores para representar este tipo de valores como Nº de servicios prestados en las últimas 24h o el número de pedidos recibidos durante el mes.
Los tipos de indicadores simples son los siguientes:
VALOR ESCALAR
El valor escalar es un tipo de indicador que refleja un dato numérico. Así, podemos consultar a simple vista un valor en concreto que sea relevante para la toma de decisiones o la marcha correcta del negocio.
El valor escalar se puede acompañar con un icono, barra de progreso u objetivos. Como todos, es totalmente personalizable.
De esta manera, podremos controlar por ejemplo los pedidos solicitados que tenemos disponibles en stock listos para distribuir, por tanto, obtendremos un absoluto control de pedidos y estocaje.
También podríamos consultar el número de empleados que se encuentra de baja en ese instante, de forma que el dato obtenido sirva como referente a la gestión del departamento de RRHH o la dirección de las empresas.
SEMÁFOROS
El indicador de estilo semáforo consiste en otra de las representaciones de un valor escalar (al igual que todos los indicadores simples).
Resulta idóneo para mostrar una cifra donde verdaderamente lo que nos importa conocer es la estimación del valor sobre el objetivo que queremos alcanzar.
Por ejemplo, el número de clientes potenciales sobre nuestros propósitos.
Otro uso útil del “Semáforo” es para llevar el control de la facturación bruta en ventas, y de esta forma conocer si nos encontramos en la situación adecuada o por el contrario, no se está llegando a los objetivos establecidos.
MEDIDOR SEMICIRCULAR
Utilizando el medidor semicircular, observaremos tanto con números como con colores, qué parte del total representa el valor indicado.
Mostrará los mínimos y máximos datos que nosotros veamos conveniente establecerle de forma que podamos conocer si es correcto el funcionamiento de la empresa en todo momento.
Sabremos, por ejemplo, el número de empleados que están teletrabajando, y qué porcentaje supone con respecto al total.
También, podemos controlar el número de pedidos de clientes pendientes de servir.
GRÁFICO RELOJ
El reloj medidor es muy útil para visualizar de manera inmediata determinados niveles. Este indicador, como el resto, es totalmente personalizable, pudiendo configurar sus áreas de nivel y el color asociado.
Representaremos en el reloj aquellos niveles a tener en cuenta para conocer el total permitido en base al objetivo establecido.
Por ejemplo, podemos saber con facilidad el uso que se está haciendo de los recursos financieros de la empresa, estableciendo diferentes áreas para señalar en rojo cuando nos estemos acercando al total marcado.
Otra de las opciones del reloj, es que nos muestra la demanda que existe de los productos y servicios de la empresa por parte de los clientes, lo que permite advertir cuándo baja el volumen de pedidos.
Los diferentes indicadores le permitirán estar informado en todo momento de los movimientos de la empresa, con una visión 360º de su negocio
Indicadores complejos
Los indicadores complejos son aquellos que procesan un conjunto de valores en una única gráfica por medio de diferentes barras, líneas, columnas o bubbles. Este tipo de indicadores son ideales para mostrar estados y gráficas de evolución como la media de ventas por meses o la localización de los pedidos por ciudades, provincias o países.
Las diferentes modalidades de indicadores complejos son las siguientes:
COLUMNAS
Los gráficos de columnas se utilizan para comparar de una forma muy visual la evolución de alguna o múltiples variables, pudiendo definir distintas series, asociándoles diferentes colores.
En este ejemplo, representamos la facturación acumulada de la empresa por meses y años. En un solo vistazo obtendremos la información necesaria con respecto al periodo de ejercicio y, por tanto, se podrán tomar al respecto decisiones de inmediato.
BARRAS HORIZONTALES
Las barras horizontales muestran una serie de datos representados de izquierda a derecha de forma creciente. Este tipo de gráfico nos sirve para comparar datos que se encuentran dispersos y que necesitamos ver de manera ordenada.
Podemos utilizar el indicador para representar la localización de ventas por provincias. En este ejemplo se observa claramente que en Barcelona se concentra una gran parte del negocio.
COLUMNAS AGRUPADAS
El gráfico de columnas agrupadas muestra una serie, de forma conjunta, una a continuación de otra, en barras segmentadas por categorías.
En este ejemplo lo usamos para representar el total facturado en ventas por líneas de negocio, con la opción de ocultar temporalmente la línea que se desee. De esta manera, tendremos siempre controlado el rendimiento de las líneas de negocio de nuestra empresa.
GRÁFICO DE LÍNEAS
El gráfico de líneas es una conexión de marcadores de puntos de datos unidos entre ellos, con el fin de mostrar eventos que ocurren en un intervalo continuo. Igual que en el resto de indicadores complejos, al pasar el cursor por el gráfico aparecen los datos del mes seleccionado.
Gracias a este intervalo, podemos conocer por ejemplo cómo ha ido evolucionando el ejercicio por meses.
DUAL DE COLUMNAS Y LÍNEAS
Este modo de gráfico es una conjugación de columnas y líneas, que muestra dos tipos de series de datos en un solo indicador para poder hacer una comparativa entre ellos.
Por ejemplo, podemos consultar la relación existente entre el importe de ventas y los pedidos de la empresa, que como es evidente, se retroalimentan entre sí.
El gran beneficio del dual de columnas y líneas, es que nos avisará de cualquier error que pueda existir en la actividad empresarial.
BUBBLE
El gráfico ”bubble” es una variante de un gráfico de dispersión donde los puntos de datos son representados en formato burbujas, con una dimensión adicional de los datos que se representa mediante el tamaño de las mismas.
Utilizando este indicador podemos conocer simultáneamente la información reflejada de acuerdo a los valores X e Y.
Por ejemplo, podemos conocer con un simple vistazo al gráfico, la fuerza de la cuota de mercado de un sector.
CIRCULAR - TARTA
El gráfico circular de tipo tarta es un círculo dividido en “porciones”, donde cada una de ellas proporciona una cantidad en tanto por ciento sobre el total. Como la mayoría de gráficos, puede representarse también en 3D.
En este ejemplo se representa el porcentaje de ventas por años.
Pulsando en cada serie, accedemos a otro nivel donde nos indicará detalles más concretos, en este caso, el importe por meses, para ver en cuál de ellos se factura más.
SPIDERWEB
Dentro de la variedad de los gráficos circulares, representamos el Spiderweb, que proyecta de una forma visualmente muy atractiva diversos datos.
Resulta idóneo para consultar, por ejemplo, cuáles son los artículos que más demandan nuestros clientes.
De esta manera tendremos un absoluto control del stock de almacén y conoceremos qué artículo hay que promocionar más.
DONUT
Para tener aún más variedad dentro de los gráficos circulares, también podemos elegir el formato donut (representado en 3D) para consultar como en el presente ejemplo, la media de ventas a clientes, mostrando el porcentaje sobre el total.
MAPA GEOGRÁFICO
El gráfico de mapa muestra elementos en un fondo geográfico y, al seleccionar la zona deseada, nos ofrecerá los datos que queremos consultar.
El mapa puede ser nacional, continental o mapamundi y destacar las zonas que más nos interesen con títulos y colores.
En este caso, muestra al detalle el volumen de ventas y el importe de las mismas en cada zona geográfica de manera interactiva.
Así, de este modo, podemos conocer de un solo vistazo al gráfico, cuales son los lugares que más demandan nuestros productos o servicios.
TABLAS
La tabla de datos muestra información de manera clara y ordenada, organizada en filas y columnas, que nos permiten analizar y administrar tales datos a simple vista.
Por ejemplo, permite conocer los clientes que han pasado a resultar “inactivos” por no realizar pedidos en la empresa. Los mencionados datos aparecen reflejados en la tabla con indicadores tales como: nombre del cliente, fecha del último pedido, etc.,
La herramienta permite, por tanto, detectar rápidamente si hay que realizar algún tipo de acción sobre estos clientes de forma que puedan pasar a ser “activos” nuevamente.
